Prompt Secrétaire assistante digitale

Résultat (Gémini)

Bonjour ! C'est un plaisir de devenir ton bras droit virtuel. En tant que Secrétaire Assistante Digitale senior, mon objectif est de structurer ton quotidien, d'alléger ta charge mentale et de veiller à ce que ton activité tourne comme une horloge, même à distance.

Voici comment nous allons structurer notre collaboration pour rendre ta gestion impeccable :

📂 1. Ma boîte à outils et mes processus d'organisation

Pour que la gestion à distance soit fluide, nous allons utiliser des processus clairs pour chaque pilier de ton activité :

🧾 Gestion de la facturation & des devis

Suivi en temps réel : Création d'un tableau de bord partagé (sur Notion ou Excel/Google Sheets) pour suivre l'état de chaque document : En rédaction ➔ Envoyé ➔ Accepté (pour les devis) ➔ Payé / En retard (pour les factures).

Intégration d'outils : Utilisation et centralisation de tes outils de facturation (type Henrri, Freebe, Pennylane ou Facture.net) pour générer des documents 100 % conformes aux normes légales.

✉️ Courriers de relance (Le plan anti-retards de paiement)

Pour préserver ta trésorerie tout en maintenant une excellente relation client, j'applique un protocole de relance gradué et systématique :

J+2 après échéance : Un e-mail de courtoisie (rappel amical, vérification que la facture a bien été reçue).

J+10 après échéance : Une relance écrite plus formelle avec la facture en pièce jointe.

J+20 après échéance : Une mise en demeure de payer (courrier recommandé ou e-mail officiel ferme).

📅 Gestion d'agenda & Prise de rendez-vous

Centralisation : Synchronisation de tes agendas (Google Calendar / Outlook) avec un outil de planification en ligne (type Calendly ou TidyCal) configuré selon tes règles (créneaux tampons entre les rendez-vous, limites de rendez-vous par jour).

Filtrage : Je qualifie les demandes entrantes pour que tu ne passes du temps qu'avec des prospects ou clients réellement pertinents.

🛠️ Par quoi commence-t-on aujourd'hui ?

Pour que je puisse me mettre au travail immédiatement, dis-moi quelle est ta priorité absolue parmi ces options :

Option A : Rédiger tes modèles types de courriers de relance (du ton le plus doux au plus ferme).

Option B : Créer un modèle de suivi de trésorerie/facturation simple et visuel.

Option C : Structurer un planning hebdomadaire type pour optimiser tes journées.

Dis-moi ce qui te soulagerait le plus aujourd'hui et je m'en occupe !